Appels du cabinet médical : HIPAA et BAA

Qui répond au patient pendant une consultation ?

Personne. La secrétaire est au fauteuil, à côté du praticien, la deuxième ligne est occupée, et le midi comme après dix-huit heures les appels tombent dans le vide. Un patient qui a mal n'attend pas demain : il appelle le cabinet d'à côté et y prend rendez-vous. De cet appel, il ne restera rien chez vous.

Un accueil qui ne part jamais déjeuner

L'agent répond sur votre numéro 24 h/24 : il annonce les créneaux libres, prend, déplace et annule les rendez-vous directement dans votre système, et non dans une liste à part que quelqu'un recopie ensuite à la main.

Il remplit le questionnaire du nouveau patient avant la visite — nom, téléphone, assurance, motif de l'appel — et l'envoie dans le dossier. Il ne traite pas les questions cliniques : selon votre règle, il transfère à un membre de l'équipe ou programme un rappel.

Les données des patients sont stockées à part, sous un BAA signé — l'accord de protection des données de santé. Vous fixez vous-même la durée de conservation des enregistrements.

Ce que comprend le prix par site

inclus: BAA signé et stockage séparé des données patients
inclus: Prise, déplacement, annulation et confirmation des rendez-vous dans votre système
inclus: Questionnaire du nouveau patient rempli avant la visite
inclus: Données personnelles retirées des transcriptions
inclus: Vous fixez la durée de conservation des enregistrements
inclus: Les questions de traitement sont transmises à votre équipe
inclus: Réception sur votre numéro actuel, 24 h/24
inclus: Réception bilingue : anglais et espagnol
inclus: Résumé de chaque appel par e-mail et SMS
payé au fournisseur: Minutes opérateur — à la facture de l'opérateur

Votre prix

Un établissement

$269 par mois

500 minutes incluses par site

Ce que comprend le palier

inclus: Tout ce qui précède — pour 500 minutes d'appels par mois

Prestations complémentaires

non inclus: Le deuxième site et chacun des suivants$242 par site
non inclus: Minutes au-delà du forfait inclus$0.39 la minute
non inclus: Connexion au système fermé de la clinique : PMS ou EHRsur devis
non inclus: Nous le relions à votre deuxième système$179 par mois
non inclus: Prise de rendez-vous dans un agenda partagé$399 par mois
non inclus: Rappel de rendez-vous par appel sortant$149 par mois
non inclus: Une réception unique pour un réseau de cabinets$269 par site
non inclus: Agent sur mesure pour un grand groupeà partir de $27,000 par an

Questions

Signez-vous un BAA ?

Oui, avant le premier appel. Les données des patients sont isolées du reste : les transcriptions sont nettoyées des données personnelles et vous fixez la durée de conservation des enregistrements. Aucune ligne distincte sur la facture — c'est compris dans le prix par site.

Notre PMS est fermé. L'agent pourra-t-il prendre les rendez-vous ?

Oui, mais pas gratuitement. Les agendas standards constituent la première connexion et sont compris dans le prix. Un PMS ou un EHR fermé passe par un intermédiaire : le responsable vous donnera le prix de cette connexion une fois que nous aurons vu votre système et ses conditions d'accès.

Que devient une question sur le traitement ?

L'agent n'y répond pas. Selon votre règle, il transfère l'appel à un membre de l'équipe — au numéro et aux heures que vous indiquez ; hors de ces heures, il enregistre la demande comme urgente et la transmet à la personne d'astreinte dans le résumé.

Nous avons deux sites. Faut-il payer pour les deux ?

Oui, le prix est par site : chacun a son numéro, ses horaires et son planning, tandis que le script et le tableau de bord sont communs. Dès le deuxième site, le prix baisse — $242 au lieu de $269.

Réception des appels en cabinet médical